Digitaal archief bijhouden

Kerntaak 2 Werkproces 5: Houdt het (digitaal) archief bij

Een van de dingen die je als Mediavormgever moet leren maar waar je je wellicht liever helemaal niet mee bezig houdt is het bijhouden van een archief. Alles wat jij maakt, alle bronbestanden en verschillende versies van een ontwerp of productie moet je netjes opslaan in een archief. Bij REAW en READ beginnen we met het inrichten van het digitale archief in leerjaar 1 bij de eerste les. En het is een van de onderdelen waar je op gaat worden beoordeeld bij de Proeve van Bekwaamheid in leerjaar 4. Je krijgt dan een beoordeling voor Kerntaak 2 Werkproces 5: Houdt het (digitaal) archief bij

Wat is het digitale archief? Dat is een duur woord voor het gestructureerd opslaan van je bestanden zodat je ze nooit kwijt raakt en makkelijk terug vindt. Een aantal dingen zijn belangrijk:

  1. Je slaat je werk op zodat je het nooit kwijt raakt
  2. Je slaat je werk gestructureerd op
  3. Je slaat je werk op één centrale plek op
  4. Extra eisen voor REAW: De bestanden op ma-cloud.nl zijn ook nietjes georganiseerd

1. Je slaat je werk op zodat je het nooit kwijt raakt

Je raakt je werk nooit kwijt als je je werk niet alleen op je laptop opslaat maar ook ergens anders. Vroeger was dat een harde schijf. Maar ook die kan kwijt raken of stuk gaan. Tegenwoordig sla je je werk op in de cloud. Op school is dat Microsoft OneDrive. Daar heb je 1TB en dat is meestal voldoende voor 4 jaar schoolwerk.

Raak je je laptop kwijt of gaat hij stuk, dan staat al je werk nog in de cloud. Met een andere laptop log je in bij OneDrive en je kunt weer overal bij. Synchroniseren tussen jouw laptop en de cloud doet OneDrive automatisch.

Let op: Heb je een Macbook, dan wil je macbook je bestanden opslaan in iCloud. Doe dat niet! Zorg ervoor dat in ieder geval je bureaublad en documentenmap niet in iCloud staan. iCloud is duur en daardoor niet geschikt voor je opleiding. Zorg er ook voor dat iCloud en OneDrive niet door elkaar worden gebruikt.

2. Je slaat je werk gestructureerd op

Alleen OneDrive gebruiken is niet genoeg. Je structuur moet ook in orde zijn. Je gebruikt een mappenstructuur zoals je in de eerste lessen bij READ en REAW hebt geleerd.

Mappenstructuur Ma

3. Je slaat je werk op één centrale plek op

  • Al je werk is opgeslagen binnen bovenstaande mappenstructuur.
  • Je slaat geen schoolwerk op op je bureaublad of los in je documenten map.
  • Je slaat het werk per vak en per periode op.
    Dus geen werk voor REAW in een map van ONTT.

4. Extra eisen voor REAW

Bij REAW heb je niet alleen te maken met de mappenstructuur op jouw computer en OneDrive maar ook nog online bij ma-cloud.nl. De projecten die je daar neer zet moeten voldoen aan de volgende voorwaarden:

  • Je gebruikt ook online op ma-cloud.nl een duidelijke mappenstructuur.
  • Je hebt alleen bestanden online gezet in de root-map (basis map) web. In alle andere mappen op jouw ma-cloud.nl heb je geen opdrachten staan.
  • Elke opdracht zit in een map met een logische naam. Bijvoorbeeld hoofdstuk1 of h1
  • In principe heeft elke opdracht in ieder geval één html pagina die index.html heet.
  • Je plaatst alleen de bestanden online die noodzakelijk zijn voor de werking van je website of opdracht. Dus geen .psd of .ai bestanden. Zo min mogelijk pdf’s en mp4’s. Die zijn te zwaar en maken jouw ma-cloud host snel vol.
  • Je zorgt ervoor dat je ma-cloud.nl niet vol raakt. Je weet hoe je dat in de gaten moet houden (panel.ma-cloud.nl)
  • Je kunt omgaan met een FTP programma (bijvoorbeeld FileZilla) om je bestanden te uploaden en te verplaatsen.
  • Je plaatst niet onnodig mappen in mappen.
    Jouw portfolio zit bijvoorbeeld niet in een mappenstructuur zoals: web/HTML/portfolio/ma-portfolio-master.
    Beter is om alleen de map web/ma-portfolio te gebruiken.

Opdracht: toon aan dat jouw archief in orde is

Bij REAW krijg je aan het begin van periode 4 een beoordeling van jouw digitale archief. Daarvoor doe je het volgende

  • Toon aan dat jouw bestanden op OneDrive staan
  • Toon aan dat jouw bestanden in de juiste mappenstructuur staan.
  • Toon aan dat jij geen school bestanden opslaat op jouw bureaublad of op een andere locatie waar dat niet de bedoeling is. (Behalve tijdelijke bestanden die weg mogen.)
  • Toon aan dat jij jouw bestanden per vak en per periode organiseert in mappen in OneDrive.
  • Toon aan dat jouw bestanden niet (ook) in iCloud staan.
  • Toon aan dat jouw ma-cloud.nl niet vol zit.
  • Toon aan dat jouw ma-cloud.nl een logische mappenstructuur heeft.
  • Toon aan dat je begrijpt hoe je je ma-cloud hosting kan checken op panel.ma-cloud.nl
  • Toon aan dat je begrijpt hoe je je hosting op ma-cloud kunt opruimen

Je kunt dit aantonen tijdens een videocall met scherm delen. Je laat de docent tijdens een afgesproken moment bovenstaande zien.

Beoordeling

Je krijgt twee cijfers:

  • OneDrive/Mappenstructuur (voor alle vakken) in orde (telt 2 x mee):
    • 3 punt alles in OneDrive
    • 3 punt juiste mappenstructuur
    • 4 punt geen schoolbestanden in iCloud of bureaublad, downloads of andere ongeschikte locatie
  • Ma-cloud voor REAW in orde (telt 1 x mee):
    • 21/2 punt logische mappenstructuur
    • 21/2 punten geen overbodige bestanden
    • 21/2 punt ma-cloud niet vol
    • 21/2 punt vertellen hoe op te ruimen